Du sitzt regelmäßig in Meetings und fragst dich, wie du dich optimal darauf vorbereiten kannst ohne viel Zeit dafür aufwenden zu müssen? Bitte weiterlesen.

Meetings sind notwendig wenn es darum geht, die nächsten Schritte abzustecken oder Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Die wichtigste Frage für Meetings ist aber immer: ist das Meeting wirklich notwendig? Die oberste Regel lautet: vermeide Meetings! Sie kosten Zeit, lenken ab, unterbrechen die aktuelle Arbeit und Konzentration und sind meist nicht effizient, weil sie schlecht vorbereitet sind.

Ist nun aber ein Meeting unausweichlich, oder steht wieder ein routinemäßiger Abstimmungstermin an, so sollte die Vorbereitung stimmen. Folgende Tipps wende ich täglich an, da sie die Vorbereitung für mich effizienter macht:

1. Vergeude nicht die Zeit der anderen

Denke daran: 5 Personen zu einem 1h Meeting einladen bedeutet 5h Produktivitätsverlust. Diese Zeit gilt es so sinnvoll wie möglich zu nutzen. Wenn du das nächste Meeting vereinbarst, bist du auch für den Inhalt und das Ergebnis verantwortlich. Sorge also für eine ordentliche Agenda und lege das Ziel fest.

Eine typische Agenda beinhaltet:

• Inhalt: Um was geht es in dem Meeting
• Ziel: Was wollen wir mit der Besprechung erreichen
• Nächste Schritte: Was sind die konkreten

Nur so stellst du sicher, dass das Meeting ergebnisorientiert abläuft. Zukünftig also kein Meeting mehr ohne dieser Agenda!

2. Nutze Tools

Software kann einem sinnvoll eingesetzt helfen. Ich persönlich nutze Evernote zur Verwaltung meiner Notizen und der zu besprechenden Inhalte in Meetings (Kostenlos registrieren). Die App ist kostenlos. Für den kostenpflichtigen Premium Nutzer gibt es obendrauf noch eine tolle Präsentationsfunktion: mit nur einem Klick machst du aus deinen Notizen eine hübsche Präsentation.

Ich notiere mir zu besprechende Themen üblicherweise täglich in die dafür vorgesehenen Notizbücher. So benötige ich nicht viel Zeit für die Vorbereitung meiner nächsten Termine, weil diese routinemäßig in meinen täglichen Arbeitsprozess integriert ist.

3. Meetingkultur etablieren

Bei uns im Unternehmen hat sich eine Meetingkultur etabliert, die es erlaubt, jedes Meeting jederzeit ungefragt zu verlassen, wenn es keinen Mehrwert mehr für einen persönlich liefert. Das wirkt auf den ersten Blick radikal und unhöflich gegenüber dem Veranstalter. Bedenkt man aber die Konsequenzen, wird klar, dass dies zu einer Steigerung der Meeting Effizienz führt:

• Personen werden nicht länger als nötig in Meetings beansprucht
• Der Meeting-Organisator wird sich genauer überlegen wen er einlädt und wie er sein Meeting inhaltlich gestaltet

Eine Kultur etabliert sich nicht von heute auf Morgen, aber diese Regeln grundsätzlich einzuführen und für alle erlebbar zu machen, sind die ersten sinnvollen Schritte.

4. Kürze Meetings um 25%

Meetings werden häufig mit zu großen Zeiträumen veranschlagt, oder wurde bei euch im Unternehmen  schonmal ein Meeting für 7 Minuten festgesetzt? Obwohl das sehr viel schlauer wäre, tut es dennoch niemand.

Um dieses Problem zu lösen gibt es eine einfache Regel: kürze jedes deiner Meetings automatisch um 25%. So wird aus einer 1 stündigen Besprechung eine 45 minutige. Du wirst sehen, man kommt auch mit weniger Zeit aus, vorausgesetzt man bereitet sich auch gut darauf vor. Themen werden pointierter besprochen, Maßnahmen schneller erarbeitet. Genau das will man ja auch erreichen.

5. Meetingmoderation

Der Meeting-Organisator ist auch für die Moderation des Meetings Verantwortlich. Entweder übernimmt er diese Aufgabe selbst, oder er ernennt zu Beginn einen Moderator. Wichtig ist letztendlich, dass es jemanden gibt, der die Zeit im Auge behält und Diskussionen in die richtige Richtung lenkt.

Weitere Tipps

Abschliessend sei noch folgender Artikel über effiziente Meetings ans Herz gelegt: Tipps um aus Meetings Produktive Besprechungen zu machen