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5 Tipps wie du Aufgaben schneller fertigstellst

Die folgenden 5 Tipps sind die Schnelltherapie für Prokrastination. Sie helfen dir sofort um deine Aufgaben schnell und zielgerichtet abzuarbeiten. Abschließend zeige ich dir, wie dich Trello zusätzlich unterstützt. Am Ende wird Aufgaben erledigen Spass machen – deine intrinsische Motivation wird dich antreiben.

1. Mache deine Aufgaben sichtbar

Das wichtigste ist: mache deine Aufgaben sichtbar. Mach sichtbar, welche Tätigkeiten zu erledigen hast. Schreibe eine einfache Checkliste, pro Zeile eine Aufgabe. Optimalerweise schätzt du den Aufwand für jede Aufgaben auch noch grob in Stunden ab (z.B. 2-4h). Das hilft dir, ein Gefühl dafür zu bekommen, was alles erledigt werden muss und wie lange es ungefähr dauern wird. Dadurch bekommst du den Kopf frei und kannst dich fokusiert auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

2. Mach aus großen Aufgaben viele kleine

Stellst du bei der Aufwandsschätzung fest, dass einzelne Aufgaben mehr als 2h benötigen, dann zerteile diese in kleinere Tätigkeiten. 2h sind dabei eine Faustregel, mit der ich bisher sehr gute Erfahrungen gemacht habe. Es ist bewiesen, dass kleinere Aufgaben schneller abgearbeitet werden, da sie sehr viel klarer formuliert sind und damit das Endergebnis bekannt ist. Schritt für Schritt näherst du dich so der Fertigstellung der übergeordneten ursprünglichen großen Aufgabe.

3. Plane die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag

Die letzte Aufgabe am Ende eines Arbeitstages sollte sein, sich die Aufgaben für den nächsten Tag zu planen. Dabei wählst du aus deiner Checkliste die 3 wichtigsten Aufgaben aus, die du unbedingt am nächsten Tag erledigt haben willst. Mit diesen Aufgaben beginnst du gleich als erstes am nächsten Morgen. Dadurch hast du ein klares Bild vom nächsten Tag – das macht den Kopf frei und hilft dir bei der Fokusierung auf die wirklich wichtigen Punkte.

4. Setze dir zeitliche Ziele

Einerseits hast du deine Aufgaben ja schon mit einer Aufwandsschätzung versehen, innerhalb derer du sie erledigt haben möchtest. Zusätzlich ist es noch sinnvoll, auch einen Endtermin für Aufgaben festzulegen. Aus der Kombination Aufwand + Endtermin ergibt sich eine recht einfache Priorisierung deiner Aufgaben. Dies unterstützt dich wiederum bei Punkt 3. Plane die wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.

5. Zelebriere erreichte Ziele

Feiern und belohnen darf nicht zu kurz kommen, damit man auch langfristig motiviert bleibt. Kleine Belohnungen für das Erreichen von Tages oder Wochen Zielen sind daher förderlich. Lege für dich vorher fest, was deine Belohnung für das erreichen eines Ziels ist. Du wirst sehen, dadurch erledigen sich viele Aufgaben gleich wie von selbst. Belohnungen können beispielsweise ein Kinobesuch, ein neues Buch oder ein gemütliches Abendessen mit der Partnerin/dem Partner sein. Enjoy!

 

Trello – Todo Verwaltung in Kanban-Manier

Wenn du dich nach digitaler Unterstützung für diese 5 Tipps suchst, dann kann ich Trello empfehlen. Ich nutze es für meine privaten wie beruflichen Projekte und schätze die Einfachheit des Tools. Es gibt eine tolle mobile App (für Android, iOS) und die Nutzung ist kostenlos.

Als Einsteiger kann ich empfehlen dir zu Beginn 4 Listen zu erstellen:

  • ToDos
    Das ist deine Checkliste welche alle deine Aufgaben enthält.
  • Geplant für morgen
    Diese Checkliste beinhaltet die 3 wichtigsten Aufgaben des nächsten Tages. Die wichtigste Aufgabe steht ganz oben.
  • Doing
    In diese Liste ziehst du die Aufgabe, an der du gerade arbeitest.
  • Done
    Sobald du eine Aufgabe erledigt hast, zieh sie in die Liste „Done“. Du wirst schnell merken wie motivierend dieser Schritt für dich ist!

Und nicht vergessen: ist die Liste leer, zelebriere die Erreichung deiner Ziele!!!

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